Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en 2021 ? Le travail d’équipe est devenu indispensable dans le milieu de l’entreprise notamment avec la transformation digitale. Avec ces moyens participatifs chacun peut apporter sa pièce à l’édifice de façon simple et précise. Ces procédés en ligne facilitent l’échange et la mise en commun. Dans cet article, nous allons vous présenter deux outils de travail collaboratif permettant les échanges entre les équipes mais également la sauvegarde de ces éléments

Focus-sur-deux-outils-collaboratifs

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

Comme indiqué dans notre introduction, un logiciel collaboratif permet de créer une nouvelle méthode de travail dans votre entreprise. Cette dernière consiste à mettre en commun chaque action réalisée par un employé avec le reste du groupe. Avec ce travail collectif, il est facile de partager, modifier ou encore d’échanger ensemble dans un seul et même objectif : faciliter la gestion de projets. Ainsi, il existe une multitude d’outils sous plusieurs formes : messagerie instantanée, réseaux sociaux d’entreprises, calendriers…

Les avantages pour une entreprise équipée d’un outil de ce type

  • Travail simultané : plusieurs collaborateurs peuvent modifier et créer en même temps
  • Gain de temps : plus rapide de passer par tous les intermédiaires pour avoir la validation finale. La productivité est également optimisée.
  • Prise de décision plus rapide : les échanges plus rapides assurent une prise de décision plus tôt dans le temps.
  • Gestion de tâches optimisées : certains outils de travail collaboratifs permettent de paramétrer la gestion des tâches pour les partager entre les membres de votre équipe

 

OneDrive et SharePoint, 2 plateformes collaboratives en ligne

Ces deux outils de Microsoft font partie des suites Microsoft 365 auprès d’autres logiciels de bureautique tels que Word, Excel… Leur intérêt est majeur puisqu’ils vous permettent le partage de fichiers entre les membres vos équipes. Mais vous me dites alors pourquoi ne pas les partager par mails ? Et bien non ! L’un des autres grands avantages de ces solutions, c’est la sauvegarde et la sûreté de ces espaces de stockages en ligne. Ainsi, l’avancement de votre projet est sauvegardé.

OneDrive vs SharePoint

OneDrive et SharePoint sont deux outils de sauvegarde et de partage de données, mais ils ont quelques différences entre eux.

OneDrive

Même si OneDrive n’est pas réellement considéré comme une solution collaborative, nous avons souhaité vous la présenter dans ce sens. En effet, cet outil de travail permet de sauvegarder vos données et les transmettre à vos collègues pour travailler et échanger ensemble.

Mais il s’avère que cet espace de stockage est plus utilisé de façon personnelle, pour sauvegarder les données d’un individu avec tout de même le partage de documents.

Voici quelques avantages et inconvénients :

[+] La gestion des données personnelles

[+] Jusqu’à 1To de stockage, comparé à 15 Go sur Google Drive, son concurrent direct

[+] Sauvegarde en ligne accessible depuis n’importe quel espace de travail (mobile, ordinateur professionnel…)

[+] La compatibilité avec d’autres applications Microsoft

[+] Application web et desktop

[-] Le partage des fichiers plus complexe qu’avec SharePoint

SharePoint

A l’inverse de OneDrive, SharePoint est un excellent outil de travail collaboratif. Grâce à lui, vous pouvez collaborer de façon rapide et facile avec les collègues de votre organisation. Les intégrations de fichiers ainsi que la synchronisation seront très simples à réaliser. Centraliser la gestion de projet de sa TPE ou PME n’aura jamais été aussi intuitif.

SharePoint-outils-collaboratifs

Voici quelques avantages et inconvénients :

[+] La gestion des droits d’accès aux données

[+] La compatibilité avec d’autres applications Microsoft

[+] Sauvegarde en ligne accessible depuis n’importe quel espace de travail (mobile, ordinateur professionnel…)

[-] Configuration et maintenance complexe

[-] Mise à jour peu fréquente

Une multitude d’outils de collaboration

Collaborer efficacement sur des projets passe par l’utilisation d’outils coopératifs. Il en existe pour de multiples raisons : visio, brainstorming, réseaux sociaux d’entreprises… C’est dans cette optique que Microsoft a développé sa suite d’applications : Microsoft office 365. Ainsi échanger avec vos collaborateurs en visioconférence via Microsoft Teams, travailler en équipe sur un seul et même document grâce à Word, ou encore partager des documents sans limite avec SharePoint.

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