Dans la plupart des entreprises, le besoin d’imprimer, de photocopier ou de scanner est permanent. Quelques années en arrière, il fallait acquérir un appareil pour chacune de ces tâches, aujourd’hui, il est possible d’avoir toutes ces fonctionnalités dans un seul appareil.

Cet appareil, le copieur professionnel, pourra donc combiner les fonctions de photocopieur (en couleur et en noir et blanc), d’imprimante (en couleur et en noir et blanc) et de scanner. Même si ces machines sont évoluées pour la plupart, il est vrai que les modèles et les marques proposées ne se valent pas.

Il est donc nécessaire de faire un travail de sélection

Pour vous y aider, nous allons vous présenter les différents éléments nécessaires pour effectuer un choix de copieur professionnel

Nous vous expliquerons également les différents modes de financement pour votre équipement. 

Quels sont les critères de sélection du meilleur photocopieur ?

Avant de faire l’achat d’une imprimante pour votre entreprise, assurez-vous de tenir compte des éléments qui suivent.

Photocopieur couleur ou monochrome ?

Vous devez prendre en compte vos besoins et votre budget pour répondre à cette question car un copieur monochrome (ou noir et blanc) est moins cher qu’un copieur à couleur. Le choix de la couleur ou du noir et blanc est donc la première question à vous poser.

Imprimante laser ou à jet d’encre ?

Ici, il faut retenir que les imprimantes laser sont plus rapides (entre 20 à 45 pages par minute) et plus faciles à entretenir. Elles offrent une meilleure résolution, une impression sans tâche d’encre, et un coût à la page moindre. Cependant, les imprimantes laser sont plus chères que les imprimantes jet d’encre.

Imprimante mono-fonction ou multifonctions ?

Les imprimantes multifonctions sont conçues pour jouer plusieurs rôles à la fois. Elles peuvent imprimer, photocopier, scanner, envoyer et recevoir des fax, etc. Elles permettent de centraliser toutes les tâches de l’entreprise pour plus de simplicité. Cependant, les imprimantes monofonctions sont des appareils basiques qui ne peuvent exécuter qu’une seule tâche. Elles sont plus adaptées aux bureaux dans lesquels une même tâche se répète à grande échelle.

Le coût par page

Un concept très important, il permet de faire de grosses économies sur le long terme. Pour le déterminer, vous diviserez le coût de la cartouche ou du consommable par le nombre de pages en autonomie indiqué par le fabricant. L’idéal est d’opter pour un appareil offrant un coup par page moindre, sans que cela n’affecte pas la qualité de l’impression. Nous pourrons vous aider dans ce choix. 

La connectivité 

Les imprimantes les plus simples ne peuvent se connecter qu’à un ordinateur via un câble USB. D’autres copieurs professionnels, par contre, permettent de relier plusieurs ordinateurs via Wifi ou via un réseau filaire (relié par un câble Ethernet) et de lancer des impressions depuis n’importe quel ordinateur du réseau

Débit/vitesse d’impression 

C’est le nombre de pages qu’un photocopieur peut imprimer ou copier par minute. Pour des besoins ordinaires, une vitesse de copie de 20 ppm (pages par minute), soit 3 000 copies le mois, vous conviendra largement. Les photocopieurs multifonctions vous offriront une vitesse de copie comprise entre 20 et 45 ppm, soit 3 000 et 25 000 pages le mois. Pour les besoins de rapidité extrême (comme chez les imprimeurs par exemple, il vous faudra une vitesse allant jusqu’à 75 ppm. Il faut toutefois noter que le débit de l’impression dépendra également d’autres paramètres tels que le type et le format de papier utilisé, le type de document imprimé (photo, texte, etc.).

La résolution de l’impression

Elle s’exprime en dpi ou en ppp (entre 600 et 2400 DPI) et indique la fidélité avec laquelle l’appareil est en mesure de reproduire des images et des photos de qualité sur un papier. Plus elle est élevée, mieux les images sont nettes. Les meilleures résolutions se trouvent du côté des imprimantes laser. 

Une imprimante analogique ou numérique

Les premières sont plus simples et plus onéreuses, mais plus adaptées aux utilisations personnelles. Les modèles numériques eux, proposent des fonctionnalités plus avancées, comme la commande à distance depuis un Smartphone. 

Le prix 

C’est le dernier critère de notre liste. Des imprimantes, il en existe à presque tous les prix.
Si vous ne définissez pas votre budget à l’avance, vous vous perdrez très vite dans les modèles qui existent sur le marché.
 

Voyons comment nous pouvons financer l’acquisition d’un photocopieur.

Comment financer l’acquisition de son photocopieur ?

Si vous envisagez d'acquérir un copieur pour votre entreprise, vous disposez de trois modes de financement de l’acquisition.
Vous avez deux possibilités :

  • Acheter le matériel avec vos fonds propres ou grâce à un emprunt
  • Faire une location photocopieur

Option n°1 : acheter le photocopieur

L’achat d’un photocopieur pour votre entreprise vous en rend propriétaire indéfiniment. Cette solution est préférable pour les entreprises qui ne font pas un nombre trop élevé de copies et d’impressions. Elles pourront donc conserver l’équipement sur plusieurs années puisque l’usure annuelle est négligeable. Cependant, là où le bât blesse, ce sont les coûts liés à une maintenance occasionnelle et à l’achat des cartouches.

Option n°2 : la location copieur

La plupart des entreprises qui effectuent des impressions et des copies à un rythme très important préfèrent généralement la location photocopieur à l’achat. En optant pour la location imprimante, vous bénéficiez des avantages suivants :

  •        Étaler l’impact financier de l’acquisition dans le temps 
  •        Renouveler son équipement à une fréquence de 3 à 5 ans pour éviter les pannes et l'obsolescence
  •        Accès constant à de nouvelles technologies, en effet tous les 3 à 5 ans des modèles plus sophistiqués sont mis sur le marché.

Conclusion

Nous vous recommandons fortement de bénéficier d'un contrat de location copieur pour votre entreprise.
Cela vous permettra de faire économies, d'amortir votre matériel tout en bénéficiant des dernières avancées technologiques.